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Cómo contratar a un asistente virtual en 10 pasos

Estás ocupado, tienes un negocio que dirigir, clientes a los que atender y una vida que vivir. Pero, ¿qué pasa con las pequeñas cosas para las que no tienes tiempo? Las tareas que se acumulan y te restan productividad y limitan tu capacidad para concentrarte en las tareas importantes que permitirán que tu negocio digital crezca más rápido.

Es ahí donde entra en juego un asistente virtual, ya que puede ayudarte a ocuparse de esas tareas repetitivas para que tú puedas centrarte en lo importante. Desde la gestión de redes sociales hasta la atención al cliente, un asistente virtual puede hacerlo todo. Echa un vistazo a esta guía con 10 pasos sobre cómo contratar a una asistente virtual perfecta para tu negocio hoy.

Asistente virtual

¿Por qué contratar a una asistente virtual?

La contratación de un asistente virtual puede proporcionar beneficios significativos para cualquier negocio online. No sólo va a liberar tiempo valioso, sino que también puede ayudar a hacer crecer tu negocio.

Para empezar, los asistentes virtuales pueden encargarse de las tareas repetitivas que, de otro modo, restarían productividad y limitarían tu capacidad para centrarte en las tareas importantes que hacen avanzar el negocio. Al delegar esas tareas mundanas como la introducción de datos o responder a los correos electrónicos de los clientes, podrías dedicar más tiempo a idear estrategias para aumentar los ingresos y la cuota de mercado. Esto conduce a un crecimiento más rápido de tu negocio, así como una mayor productividad y satisfacción de lograr más en menos tiempo.

Otra ventaja de contratar a un asistente virtual es el ahorro de costes. Los asistentes virtuales suelen cobrar tarifas mucho más bajas que los empleados a tiempo completo, esto se debe a que se pueden contratar a tiempo parcial o por proyectos, así como contratarlos en países donde el salario medio es mucho más bajo que el suyo. Esto las diferencia de los empleados a tiempo completo y ayuda a las empresas a ahorrar considerablemente en gastos generales sin dejar de hacer un trabajo de calidad.

Un asistente virtual también puede aportar una nueva perspectiva a las operaciones de tu empresa, proporcionando ideas y puntos de vista que pueden haber sido pasados por alto anteriormente. Pueden estar familiarizadas con las distintas tendencias del sector o con nuevas tecnologías que podrían ayudar a agilizar los procesos de la empresa. Su experiencia puede añadir valor más allá de la mera realización de tareas; posiblemente podrían ayudar a impulsar tu negocio de formas que no se te habrían ocurrido antes de contratarlas.

Por último, tener un asistente virtual para atender el servicio al cliente garantiza un nivel de coherencia que de otro modo podría faltar si la atención al cliente es manejada por varias personas o sólo tú mismo como propietario o gerente del negocio online. Cuando los clientes reciben una atención personalizada de un asistente virtual a lo largo del tiempo, empiezan a sentirse valorados y es más probable que se conviertan en clientes fieles que vuelvan a por más productos o servicios en el futuro.

En resumen, contratar a un asistente virtual puede ser un activo inestimable para cualquier negocio online que busque ahorrar costes, mejorar la productividad y aumentar los niveles de satisfacción de los clientes, lo que se traducirá en un crecimiento más rápido de los resultados de la empresa.

¿Qué funciones desempeñan normalmente los asistentes virtuales?

Lo bueno de los asistentes virtuales es que pueden realizar una amplia gama de tareas, dependiendo de sus habilidades. Estas son algunas de las funciones que suelen desempeñar los asistentes virtuales:

Gestión de redes sociales

Los asistentes virtuales pueden ayudar a ocuparse de todas las tareas de las redes sociales, desde la creación de publicaciones y la gestión de campañas hasta la respuesta a comentarios y mensajes. Esto permite a los propietarios de negocios más tiempo para concentrarse en otras áreas de su negocio.

Entrada de datos

Un asistente virtual es ideal para tareas de entrada de datos, como introducir información de los clientes, actualizar las listas de contactos o añadir nuevos productos a una tienda online. Esto deja al dueño del negocio con más tiempo para centrarse en tareas de mayor nivel.

Atención al cliente

Al tener un asistente virtual designado para el servicio al cliente, los negocios pueden proporcionar una experiencia consistente y de alta calidad a sus clientes. Los asistentes virtuales son capaces de responder preguntas, resolver quejas y gestionar devoluciones de manera oportuna.

Gestión del correo electrónico

Los asistentes virtuales pueden ayudar a gestionar las bandejas de entrada de correo electrónico clasificando y respondiendo correos electrónicos, configurando filtros y automatizaciones, o cancelando suscripciones de listas de correo no deseadas. De este modo, podrías tener más tiempo para centrarte en las tareas importantes que requieren tu atención.

Investigación

Los asistentes virtuales pueden investigar sobre temas relacionados con el negocio, como las tendencias del sector o las opiniones de los clientes. Esto ayuda a mantener las empresas al día y les da una mejor comprensión de su mercado. También puedes pedirles recopilar listas de potenciales clientes y contactarlos o listas con mejores programas de afiliados y solicitar la participación en ellos.

Creación de contenidos

Los asistentes virtuales pueden crear contenido para sitios web, blogs o cuentas de redes sociales. Esto podría incluir la redacción de entradas de blog, la creación de gráficos para las publicaciones en redes sociales o la recopilación de contenidos de otras fuentes.

Estas son sólo algunas de las funciones que un asistente virtual puede asumir cuando trabaja con un negocio online. Con las habilidades y la experiencia adecuadas, pueden convertirse en un activo inestimable para cualquier empresa, permitiendo a los propietarios más tiempo para centrarse en el crecimiento y la productividad general.

Cómo contratar a un asistente virtual

Ahora que hemos visto por qué podría ser una gran idea contratar a una asistente virtual y algunas de las funciones típicas para las cuales podrías contratar, vamos a ver cómo puedes contratar a una paso a paso.

Paso 1: Decide qué hará tu asistente virtual

Se puede encontrar a un asistente virtual para realizar casi cualquier tarea, grande o pequeña. Los asistentes virtuales  pueden hacer cosas como entrada de datos y contabilidad o tareas más complicadas como gestión de redes sociales e investigación. Lo más importante es determinar exactamente lo que quieres que un asistente virtual haga antes de comenzar con su búsqueda, esto hará que sea mucho más fácil encontrar a la persona adecuada para el trabajo.

Los asistentes virtuales suelen presentarse como asistentes virtuales generales o asistentes virtuales especializados. Si necesitas ayuda para mantener la organización, un asistente virtual general es ideal. Por otro lado, si necesitas ayuda con un asunto concreto, te convendría contratar a un asistente personal especializado.

¿No estás seguro de qué tipo de asistencia necesitas? Toma nota de todo lo que haces y el tiempo que te lleva hacer tareas durante una semana entera (o incluso un mes, si tus tareas cotidianas son muy distintas). A partir de ahí, determina qué actividades no necesitan tu experiencia y que otra persona pueda encargarse de ellas, en este caso, un asistente virtual.

Paso 2: Calcula tu presupuesto

Aunque tengas muchas tareas perfectas para delegar en un asistente virtual, contratar a una para todo a la vez podría salirte bastante caro. Para empezar, céntrate  sólo en unas pocas tareas, como las más tediosas o aquellas que son más difíciles para ti.

El número de tareas que puedes asignar a un asistente virtual se corresponde con su coste. Los precios de los servicios de una asistente virtual dependen de varios elementos, como el tipo de servicio, los años de experiencia y el lugar donde se contrata. En consecuencia, las tarifas pueden oscilar entre 2 y 40€ la hora.

Intenta dar un valor monetario a cada tarea que necesites para decidir el máximo que puedes pagar a un asistente virtual. Ten en cuenta que tendrás que pagar más por una mayor calidad. Sin embargo, a menudo puedes ahorrar dinero contratando a un asistente virtual que esté empezando pero que tenga experiencia relevante.

Además, si eres la persona que realiza estas tareas de bajo nivel, piensa cuánto vale tu tiempo si lo dedicas a otras tareas como vender. Por ejemplo, si sabes que puedes generar 100€ a la hora trabajando en ventas, pero tienes que dedicar 5 horas a la semana a responder correos electrónicos básicos de atención al cliente, contratando a un asistente virtual por menos de 100€ a la hora (la mayoría realiza esta tarea por entre 3 y 10€ a la hora) tu negocio saldrá ganando.

Paso 3: Crear un programa de formación

La cantidad de tiempo necesaria para formar a un asistente virtual en una tarea varía en función de la complejidad de la habilidad. En cualquier caso, tendrás que crear un sistema de incorporación para ayudar a tu asistente virtual a entender cómo trabajar de acuerdo con sus normas y procesos. Los tipos de materiales de formación pueden incluir documentos con instrucciones escritas y capturas de pantalla, o vídeos que muestren el procedimiento. Si tu asistente virtual original se va, tener este programa de formación ya establecido hace que sea más fácil para un nuevo empleado hacerse cargo de la carga de trabajo.

Paso 4: Buscar un asistente virtual

Ahora llegamos a un punto importante: dónde encontrar un asistente virtual. Tienes tres opciones principales:

  • Plataformas freelance
  • Una agencia de asistentes virtuales
  • Un sitio de empleo

Utilizar plataformas de freelance y portales de empleo a la hora de buscar candidatos tiene muchas ventajas. Una de las mayores ventajas es la protección del pago, aunque el proceso de entrevista puede ser más restrictivo. Con una agencia, es posible que no tengas tanto control sobre a quién se te asigna y el precio sea más elevado, pero esto también puede verse como algo positivo, ya que elimina parte de la carga de encontrar tú mismo al candidato adecuado.

Paso 5: Escribir un anuncio de empleo

Cuando se busca algo, es importante ser específico sobre lo que se quiere y cómo se quiere. Si recurres a una agencia, puede que tengas que pedir determinados servicios. Sin embargo, si buscas a alguien para contratar tú mismo, tendrás que redactar un anuncio de empleo.

Si incluyes preguntas en el anuncio, te aseguras de que los candidatos lo han leído y comprendido en su totalidad. Esto te ahorrará tiempo al descartar a los candidatos no cualificados antes de tener que revisar sus solicitudes. Además, indica claramente la naturaleza del trabajo requerido, así como las habilidades o cualificaciones deseadas, para que las personas cualificadas puedan solicitar fácilmente el puesto vacante.

Por último, es importante incluir cuántas horas necesita que el asistente virtual trabaje cada semana o mes. Los asistentes virtuales que ya están trabajando para otros propietarios de negocios o tienen otros compromisos querrán asegurarse de que pueden hacer tiempo para tu trabajo.

Paso 6: Entrevistar a los candidatos

Si deseas contratar a un asistente virtual, asegúrate de realizar primero una entrevista. Esta entrevista puede consistir en hacer preguntas a los candidatos online a través de plataformas como Skype o Zoom. Sólo ten en cuenta que puede haber limitaciones sobre cuánto puedes comunicarte con alguien antes de contratarlo oficialmente si vas a través de plataformas freelance.

Paso 7: Crear un test breve

10 minutos es el tiempo ideal para una prueba que te ayude a evaluar a los posibles candidatos. Si es demasiado larga, pueden sentir que les estás pidiendo trabajo gratis. El objetivo de la prueba es poder revisar metódicamente el conjunto de habilidades, la atención y si son capaces de recibir instrucciones de manera correcta. Y, por supuesto, asegúrate de que las preguntas están relacionadas con las tareas que el candidato seleccionado llevará a cabo si es contratado.

Si lo que se busca es un asistente virtual general, los tests son probablemente el camino a seguir. Pero si necesitas a alguien con habilidades más específicas, es mejor pedir muestras de trabajos anteriores. Por ejemplo, si el asistente virtual va a gestionar tus cuentas de redes sociales, echa un vistazo a los perfiles que ya gestiona.

Paso 8: Establecer un período de prueba

Antes de firmar un contrato a largo plazo con un asistente virtual, es conveniente que hagas una prueba. De este modo, podrás decidir si es la adecuada para tu empresa sin tener que comprometerte a nada. Una semana debería bastar, pero según la naturaleza de su negocio, puedes necesitar hasta 30 o incluso 60 días. Esto no sólo te permite ver si trabajaréis bien juntos en el futuro, sino que da a ambas partes la opción de interrumpir los servicios una vez finalizada la prueba si es necesario.

Si quieres probar un asistente virtual antes de comprometerte del todo, lo mejor es que lo hagas a través de una agencia. Por lo general, puedes trabajar con una VA sólo para unas pocas tareas y, si no funciona bien, cambiar a otra persona de inmediato. Por otro lado, si utilizas una plataforma de autónomos o un sitio de empleo, empezar desde cero puede ser tu única opción, a menos que ya tengas en mente algunos candidatos de reserva.

Paso 9: Establecer expectativas razonables

Las expectativas realistas son fundamentales después de contratar a un asistente virtual. Necesitarán tiempo para acostumbrarse a tu estilo de trabajo y es posible que cometan algunos errores mientras aprenden. Dicho esto, una vez que hayan tenido algo de tiempo para adaptarse, deberían empezar a ver mejoras tanto en la calidad como en la velocidad hasta que el trabajo alcance (o se acerque mucho) a la perfección.

Contratar a una VA sin experiencia puede ayudar a ahorrar dinero, pero ten en cuenta que esto significa que las tareas pueden llevar más tiempo y no cumplir los mismos estándares que las realizadas por profesionales más caros. En este caso, es importante que gestiones tus expectativas desde el principio.

No obstante, al cabo de cierto tiempo, es razonable esperar que tu asistente virtual trabaje con una orientación mínima. Si el trabajo que recibe sigue siendo insuficiente, no sientas la necesidad de renovar el contrato.

Paso 10: Adaptar el enfoque

Si eres dueño de un negocio pequeño que está constantemente contratando y despidiendo asistentes virtuales, podría ser el momento de dar un paso atrás y evaluar tu proceso. Piensa en las instrucciones que das: ¿son claras? ¿son específicas? ¿definen lo que quieres, cómo lo quieres y en qué plazo? Si no es así, hasta la mejor asistente virtual se sentirá perdida.

Después de la semana inicial, en la que te comunicarás con frecuencia mediante mensajes y quizá alguna videollamada ocasional, puedes bajar el tono. Si no tienes nada concreto que decir, no hace falta que programes una llamada. Sólo asegúrate de dar tu opinión después de cada proyecto que tu asistente virtual complete. Un simple «gracias» bastará si todo va bien.

Ten en cuenta los plazos que fijas; si son demasiado cortos, tu asistente virtual puede retrasarse y realizar un trabajo deficiente. Si esto ocurre, la asistente virtual podría marcharse para encontrar un jefe menos exigente.

Reflexiones finales

Contratar a un asistente virtual puede ser muy beneficioso para tu negocio. Al subcontratar tareas a una asistente virtual, puedes ahorrar tiempo y dinero a la vez que liberas espacio en tu agenda para centrarse en cosas más importantes. Además, el establecimiento de expectativas razonables y la adaptación de tu enfoque ayudará a garantizar que tanto tú como tu asistente virtual estén contentos con el acuerdo de trabajo. En definitiva, siguiendo los 10 pasos descritos anteriormente, podrás encontrar el asistente virtual perfecto para tu empresa. ¡Mucha suerte!

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